Cách Copy và Dán trong Excel Đơn giản nhất là Chọn ô hoặc phạm vi ô > dùng phím tắt Copy Ctrl + C và dán bằng Ctrl + V…
Sao chép và dán là một trong những thao tác cơ bản và thường xuyên sử dụng trong Excel. Không chỉ đơn giản sử dụng các phím tắt Copy: Ctrl + C và phím tắt dán Ctrl + V, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách làm sao để Copy và Paste các dữ liệu trong ô, các ô mà vẫn giữ nguyên định dạng hay sao chép giá trị công thức trong ô.
Trong bài viết này, iT60s sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết nhất về các kỹ năng sao chép và dán trong Excel, cách copy giữ nguyên công thức trong excel. Bạn có thể sao chép và dán các dữ liệu từ vùng này đến vùng khác một cách dễ dàng.
1. Sao chép và dán ô/nội dung trong Excel
Cách copy lệnh trong excel khá đơn giản bạn có thể làm theo các bước sau.
1.1. Sử dụng tính năng Paste Special có sẵn của Excel
- Bước 1: Kéo chọn nội dung bạn cần di chuyển
- Bước 2: Chọn vùng dán nội dung đến
- Bước 3: Trong tab Home trên nhóm bảng tạm => Paste => Paste Special
1.2. Phím tắt copy giá trị trong excel và Paste
Sử dụng thao tác này khi cần Copy một mảng nội dung có chứa công thức, link nằm ở các cột khác nhau trong cùng một sheet, mà vẫn giữ nguyên thông tin trong vùng dữ liệu đã chọn.
- Bước 1: Kéo chọn nội dung bạn cần di chuyển
- Bước 2: Nhấn vào ô bạn muốn nội dung được dán đến
- Bước 3: Nhấn lần lượt tổ hợp các phím phím tắt copy giá trị trong excel như sau: Alt + E + S. Cửa sổ Paste Special sẽ hiện lên.
Chú ý: Chỉ sử dụng phím tắt này khi ngôn ngữ đánh máy (Unikey) bạn phải được điều chỉnh về tiếng Anh. Bạn có thể nháy đúp chuột vào Unikey để chỉnh hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift.
- Bước 4: Chọn Value hoặc nhấn giữ phím V rồi sau đó nhấn vào ô OK. Những nội dung bạn đã sao chép sẽ giữ nguyên giá trị ở vị trí bạn muốn dán.
1.3. Sao chép ô dữ liệu trong trang tính bằng lệnh Excel
- Bước 1: Nhấn vào ô hoặc vùng dữ liệu cần sao chép và di chuyển chuột
- Bước 2: Để sao chép chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + C
- Bước 3: Dán ô đến vị trí khác chọn hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + V
2. Sử dụng chuột để sao chép và dán các ô dữ liệu trong Excel
- Bước 1: Nhấn vào ô hoặc vùng dữ liệu cần sao chép và di chuyển
- Bước 2: Đưa con trỏ chuột đến viền của ô dữ liệu hoặc vùng đã chọn
- Bước 3: Di chuyển nhẹ trên viền đến khi con trỏ chuột biến thành con trỏ di chuyển , sau đó kéo ô đến vị trí mong muốn.
Chú ý: Excel sẽ tự động xóa và thay thế những nội dung có sẵn trong khu vực bạn dán các ô đã chọn.
Xem thêm: Cách giữ nguyên số lẻ trong Excel – Không làm tròn số
3. Sao chép các ô hoặc đưa (chèn) các ô đã di chuyển vào giữa bảng dữ liệu hoặc giữa những nội dung có sẵn
- Bước 1: Nhấn vào ô hoặc vùng dữ liệu cần sao chép và di chuyển
- Bước 2: Chọn Copy trong nhóm Bảng tạm ở Tab Trang đầu.
- Bước 3: Nhấn chuột phải vào ô bên trái, trên vùng muốn dán dữ liệu.
- Bước 4: Nhấn vào Chèn Ô sao chép. Để sao chép vùng đã chọn sang một trang làm việc mới hay sổ làm việc khác, nhấn Tab trang khác hoặc di chuyển sang sổ làm việc khác và chọn ô bên trái, trên vùng muốn dán dữ liệu.
- Bước 5: Trong cửa sổ hộp thoại chèn dán, nhấn vào vị trí bạn muốn di chuyển các ô bên cạnh.
4. Sao chép những ô dữ liệu hiển thị
Trong Excel, vùng dữ liệu cũng có thể có những ô ẩn và ô hiển thị. Do đó, bạn muốn chọn chỉ sao chép dữ liệu trong ô đã hiển thị thì thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Nhấn vào ô muốn sao chép
- Bước 2: Trong nhóm Sửa ở Tab đầu, nhấn vào biểu tượng Tìm & Chọn => Đến Đặc biệt
- Bước 3: Bấm vào Chỉ những ô nhìn thấy trong Chọn, sau đó nhấn vào ô OK.
- Bước 4: Chọn Copy trong nhóm Bảng tạm ở Tab Trang đầu
- Bước 5: Nhấn chuột vào ô bên trái, trên vùng muốn dán dữ liệu.
- Bước 6: Chọn hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + V. Excel sẽ tự động dán dữ liệu đã được sao chép vào ô hoặc hàng liên tiếp nhau. Nếu ở vùng muốn dán dữ liệu có chứa các ô ẩn, bạn phải tiến hành hủy ẩn vùng đó để xem tất cả các ô đã sao chép.
Sao chép và dán ô ẩn hoặc đã lọc vào một trang khác hoặc ứng dụng khác thì chỉ các ô hiển thị mới được sao chép.
5. Ngăn không cho ô trống sao chép thay thế dữ liệu
- Bước 1: Nhấn vào vùng muốn sao chép có chứa ô trống
- Bước 2: Nhấn chuột phải, chọn Copy hoặc chọn trong nhóm Bảng tạm ở Tab Trang đầu
- Bước 3: Nhấn chuột vào ô bên trái, trên vùng muốn dán dữ liệu.
- Bước 4: Chọn Paste trong nhóm Bảng tạm ở Tab Trang đầu, sau đó bấm Dán đặc biệt
- Bước 5: Nhấn vào Bỏ qua ô trống.
6. Cách copy giữ nguyên công thức trong excel
6.1. Sao chép hàng loạt công thức trong bảng – cách copy giữ nguyên công thức trong excel
- Bước 1: Kéo chọn tất cả những ô bạn muốn sao chép công thức
- Bước 2: Bấm giữ tổ hợp phím Ctrl + D. Tổ hợp Ctrl + D cho phép sao chép tất cả công thức đã chọn và bỏ qua những ô ẩn. Những dòng không có Filter sẽ không được sao chép.
6.2. Sao chép công thức bằng tính năng Paste Special
- Bước 1: Sao chép nội dung bạn dần di chuyển
- Bước 2: Nhấn vào ô bạn muốn nội dung được dán đến
- Bước 3: Nhấn lần lượt tổ hợp các phím sau Alt + E + S. Cửa sổ Paste Special sẽ hiện lên. (Như 3 bước đầu tiên của sao chép giá trị bằng phím tắt ở trên chia sẻ)
- Bước 4: Thay vì nhấn vào Values như ở trên, bạn nhấn vào Formulas hoặc phím F để sao chép và dán công thức.
6.3. Sao chép công thức và di chuyển sang phía phải bảng dữ liệu
- Bước 1: Kéo chọn tất cả những ô bạn muốn sao chép công thức
- Bước 2: Thay vì sao chép hàng loạt công thức và di chuyển, bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + R. Công thức đã sao chép sẽ được di chuyển sang bên phải của bảng.
6.4. Sao chép công thức và giữ nguyên định dạng
- Bước 1: Sao chép nội dung bạn cần di chuyển
- Bước 2: Nhấn vào ô bạn muốn nội dung được dán đến
- Bước 3: Nhấn lần lượt tổ hợp các phím sau Alt + E + S. Cửa sổ Paste Special sẽ hiện lên.
- Bước 4: Bấm vào Formulas hoặc phím F chỉ sao chép và dán công thứ. Nhưng nếu bạn vừa muốn sao chép công thức vừa muốn giữ nguyên định dạng thì bấm vào Formats and Numbers formats.
6.5. Lưu ý về cách copy lệnh trong excel – copy giữ nguyên công thức trong excel
Đối với những ô có chứa tham chiếu ô tương đối, phần mềm Excel sẽ tự động chỉnh những tham chiếu này (bao gồm cả những phần tương ứng trong ô tham chiếu hỗn hợp) trong công thức giống nhau.
Ví dụ: Trong ô A9 có công thức =SUM(A1:A8). Khi bạn sao chép công thức này vào ô bất kỳ như ô C9, công thức bạn đã sao chép sẽ được chuyển thành công thức có chứa các ô tương ứng trong cột đó như =SUM(C1:C8).
Nếu ô chứa tham chiếu ô tuyệt đối (để chuyển thành giá trị tuyệt đối, bạn bấm vào chỗ giá trị trong công thứ, bấm F4), công thức sao chép sẽ vẫn giữ nguyên tham chiếu ô đó.
7. Sao chép giữ nguyên định dạng có sẵn của ô
7.1. Dùng Format Painter giữ nguyên định dạng ô sao chép
- Bước 1: Kéo chọn vùng dữ liệu / ô cần sao chép định dạng
- Bước 2: Chọn Tab Home => click chuột vào Format Painter
- Bước 3: Click chuột vào nơi mong muốn dán dữ liệu đã sao chép. Bạn cũng có thể để con trỏ chuột ngay góc phía dưới ô định dạng và kéo sang trái để sao chép định dạng nhiều ô cùng một lúc.
7.2. Dùng Paste Special
Khi bạn muốn sao chép dữ liệu từ File Excel này sang một File Excel khác mà vẫn giữ nguyên định dạng ban đầu của File gốc. Bạn thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Kéo chọn vùng dữ liệu / ô cần sao chép nội dung và định dạng
- Bước 2: Bấm vào File cần dán và click chuột phải tại vùng cần dán. Đưa chuột vào mũi tên chỗ Paste Special => bấm chọn Keep Source Column Widths. Như vậy định dạng ô gốc sẽ vẫn giữ nguyên bên file mới về độ rộng, độ dài của ô.
8. Lời kết
Bài viết của iT60s đã tổng hợp đầy đủ những cách copy lệnh trong excel. Những mẹo sử dụng Copy và Paste trên, cách copy giữ nguyên công thức trong excel rất hữu ích đối với những bạn thường xuyên sử dụng công cụ văn phòng, công cụ Excel. Cám ơn các bạn đã dành thời gian tham khảo hết bài viết. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ có ích với các bạn.
