Cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong word excel 2010, 2007… trong bảng excel bằng cách chọn danh sách muốn sắp xếp > Trang chủ > Sắp xếp > Đặt sắp xếp theo các đoạn văn và văn bản > Chọn tăng dần (A=> Z) > OK.

Khi bạn thực hiện việc nhập liệu trên Word – Excel, đặc biệt là những dữ liệu có họ tên, hay dữ liệu, điều này yêu cầu người nhập liệu phải biết cách sắp xếp chữ cái trong word 2010 theo thứ tự tăng dần hay giảm dần dựa trên yêu cầu.

Bạn không thể tốn hàng giờ đồng hồ để thực hiện phương pháp truyền thống, thủ công là nhập tay, canh đều… Điều này đồng nghĩa bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian. Hãy cùng IT60s.org tìm hiểu những cách có thể sắp xếp theo thứ tự trong word excel ngay sau đây.

1. Hướng dẫn sắp xếp danh sách theo thứ tự bảng chữ cái trong Word, Excel

Nếu bạn đang muốn sắp xếp dữ liệu tên trong danh sách nhân viên của một công ty, bạn không thể nào ngồi lọc tất cả những nhân viên theo từng chữ cái ABC từ đầu đến cuối được. Chính điều đó, bạn cần sử dụng sự trợ giúp có sẵn trong word bằng cách sử dụng các công cụ trợ giúp bản thân để sắp xếp danh sách này.

Trước tiên, để có thể sắp xếp danh sách đúng theo thứ tự, bạn cần có danh sách đã được điền đầy đủ thông tin và mở phần mình muốn chỉnh sửa. 

Hãy lưu ý, đây là một trong những cách làm tương đối đơn giản giúp bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian mà không cần ngồi lọc thủ công.

  • Bước 1: Chọn toàn bộ phần văn bản cần thực hiện (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A).
  • Tiếp theo hãy nhấn chọn vào cột bạn muốn sắp xếp theo thứ tự danh sách, ví dụ như cột họ, cột tên. Nếu bạn muốn sắp xếp theo cột họ của học sinh với thứ tự xuất hiện trong bảng chữ cái. Tuỳ vào lựa chọn mà bạn có thể chọn dạng phù hợp.
  • Bước 2: Nhấn tab Layout trên thanh công cụ Sort để mở hộp thoại Sort.
  • Bước 3: Sau khi chọn xong sẽ xuất hiện giao diện mới. Tại đây, bạn tiến hành điều chỉnh một vài thông tin như các danh mục dưới đây.
Hướng dẫn cách sắp xếp danh sách theo thứ tự trong Word 2010
Cách sắp xếp chữ cái trong word 2010 theo thứ tự

Tại mục Sort by, bạn thực hiện nhập phần danh sách mà bạn cần sắp xếp. Nếu đó là cột có tên là Nhân viên, hãy điền tên đó vào cột cần sắp xếp.

Bạn hãy chọn Header row nếu trong bước 1 bạn đã chọn luôn tiêu đề cột. Word 2010 sẽ không tự động sắp xếp tên mà bạn không chọn. Nó sẽ ngoại trừ và không sắp xếp thứ tự trong ô đầu tiên. Nếu không chọn tiêu đề trong bước 1 thì bấm chọn No header row để chọn cả phần tiêu đề ô đầu tiên.

Sau khi chọn xong phần tiêu đề mục cần sắp xếp, bạn lựa chọn kiểu sắp xếp như:

– Kiểu thứ nhất: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ A đến Z.

– Kiểu thứ hai: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ Z đến A.

Nếu bạn muốn sắp xếp theo kiểu nào, bạn có thể bấm chọn những cách thực hiện với các thao tác khác nhau trong phần lựa chọn. Chẳng hạn, nếu bạn chọn kiểu A đến Z (tăng dần) thì chọn lệnh Ascending; ngược lại với kiểu Z đến A (giảm dần) thì chọn lệnh Descending.

  • Bước 4: Bạn nhấn OK. Sau đó vùng dữ liệu bạn chọn sẽ được thay đổi như những yêu cầu bạn mong muốn.

2. Cách sắp xếp chữ cái trong word 2010, Excel 2007, 2010

Trong trường hợp có rất nhiều tên nhân viên bị trùng nhau mà bạn phải sắp xếp chúng theo đúng thứ tự. Hãy thử thực hiện cách làm dưới đây:

Trước tiên bạn cần phải sắp xếp những người có cùng tên trùng nhau đi kèm với phần Họ và Tên đệm.

  • Bước 1: Bạn cần bôi đen cả cột có dữ liệu bị trùng. Sau đó nhấn chọn lệnh Layout và tìm Sort.
  • Bước 2: Để tiếp tục cách sắp xếp, bạn cần thiết lập các dữ liệu trong những mục sau:
  • Trong phần đầu mà hộp thoại Sort hiện lên các mục cần điền, bao gồm Sort by, Then by, My list has. Những điều bạn cần thực hiện là lựa chọn các dữ liệu trong vùng đó.

Phần Sort by: Bạn cần nhập cột tên trong bảng dữ liệu bạn vừa nhập

Phần Then by: Bạn thực hiện nhập dữ liệu trong cột.

Phần My list has: Nếu bạn đã chọn tiêu đề thì bạn bấm Header row, nếu chưa thì bạn chọn No header row.

Hướng dẫn cách sắp xếp danh sách theo thứ tự trong Word 2010
Sắp xếp các dữ liệu trùng nhau – Cách sắp xếp chữ cái trong word 2010

Tại vị trí góc phải, cạnh các mục Sort by hay Then by đều có kiểu lựa chọn sắp xếp thứ tự. Nếu bạn chọn Ascending trong phần cột tên là bạn đang xếp theo kiểu tăng dần (A đến Z), còn chọn kiểu Descending là ngược lại. 

  • Bước 3: Bạn chọn OK và xem dữ liệu thay đổi kiểu sắp xếp như bạn mong muốn.

Sau khi trở lại bảng dữ liệu ban đầu, bạn sẽ thấy tên nhân viên trung nhau được sắp xếp dựa trên cơ sở sắp xếp cột họ theo thứ tự rồi đến tên đệm cũng xếp theo thứ tự. Những nhân viên có tên giống nhau nhưng họ và tên đệm khác nhau sẽ được sắp xếp theo đúng thứ tự bạn yêu cầu.

3. Hướng dẫn cách sắp xếp cột Số thứ tự (STT) trong bảng Word, Excel 2007, 2010

Nếu như bảng dữ liệu của bạn đi kèm với cột họ và tên mà bạn muốn sắp xếp theo thứ tự thì bạn cần thao tác làm sao để thứ tự số và tên nhân viên bạn vừa sắp xếp không bị biến đổi. Bạn có thể thực hiện như sau:

  • Bước 1: Tại bước này, bạn cần bôi đen cột số thứ tự và chọn lệnh LayoutSort.
  • Bước 2: Bạn chọn Options sau khi mở hộp thoại Sort. Sau đó, bạn chọn Sort column only để định dạng chỉ sắp xếp những cột hay nội dung mà bạn chọn và nhấn OK 2 lần để hoàn thành thao tác trên. Tiếp theo, nhấn chọn Sort column only.
Hướng dẫn cách sắp xếp danh sách theo thứ tự trong Word 2010
Cách sắp xếp theo thứ tự dựa trên cột số thứ tự
  • Bước 3: Quay về phần dữ liệu bạn muốn sắp xếp theo tên nhưng vẫn giữ đúng số thứ tự, bạn chọn tất cả các cột cần sắp xếp theo khi xếp cột tên, họ theo thứ tự. Tuy nhiên, bạn cần bỏ lựa chọn cột số thứ tự. Sau đó, bạn chọn Layout và lệnh Sort.
  • Bước 4: Tương tự như cách sắp xếp theo thứ tự dữ liệu ở trên, bạn cũng thực hiện chọn là Tên với phần Sort by, Then by là Họ. Sau đó bạn chọn OK để hoàn thành thao tác.

Xem thêm: Cách tăng giảm khoảng cách giữa các chữ trong Word 2010

4. Lưu ý khi sắp xếp thứ tự tăng/giảm dần trong Word – Excel 2007, 2010

Không chỉ trong Word mà trong Excel cũng như vậy, cách sắp xếp dữ liệu theo thứ tự trong Excel cũng tương tự và gần giống như cách thực hiện trên Word. Khi tiến hành chọn lựa dữ liệu thực hiện, bạn cần tuân thủ theo những nguyên tắc, quy luật về cách sắp xếp tên.

Quy luật sắp xếp tên trên Word hay bên ngoài theo tiếng Việt đều phải sắp xếp thứ tự lần lượt từ A đến Z.

Sắp xếp dữ liệu như tên không chỉ nhìn vào mỗi tên mà bạn còn nhìn vào dấu câu để sắp xếp. Những tên gọi cùng chữ thì có thể dựa vào dấu câu để lần lượt sắp xếp theo thứ tự.

Hướng dẫn cách sắp xếp danh sách theo thứ tự trong Word 2010
Một số nguyên tắc khi thực hiện sắp xếp thứ tự

Trong cách sắp xếp chữ cái trong word 2010 theo tên họ, bạn cũng nên tạo và thiết kế cho mình bảng trình bày dữ liệu một cách hợp lý để bạn có thể thực hiện mà người đọc cũng dễ hiểu.

5. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ thông tin mà IT60s.org tổng hợp được về những cách sắp xếp dữ liệu theo thứ tự trong Word Excel 2007, 2010 (Cách sắp xếp chữ cái trong word 2010) nhanh chóng và đơn giản. Hi vọng sau bài viết này bạn sẽ có thêm những thủ thuật văn phòng hay để hỗ trợ cho công việc của bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *